【トイアンナ流仕事術】外資系企業のマーケティング職を経て独立し、ライター・経営者として活躍するトイアンナさんによる連載です。就職・転職、キャリアを中心とした執筆経験をもとに、新社会人からフリーランスまで役立つ仕事術を紹介します。
勘定科目シートと領収書のダウンロードで経費精算を効率化する
この世から経費精算をなくせるなら、何でもする。会社員時代の私は、本気でそう思っていました。2社目に入った企業は、とてつもないホワイト企業。定時退社で年収アップ、私の心は最高潮でした。ただ1つ、増えた経費精算を除いては。ホワイト企業は経費をたくさん認めてくれる。だからこそ、経費精算が増えるのです......！
とはいえ、当時はまだ楽でした。「この経費ってどの項目にすればいいんですか？」と、質問していいゴッドこと、経理部門がいたからです。当時の私は経理部門にとってのお荷物ではありましたが、少なくとも期日通りの経費精算ができていたと思います。
勘定科目という会計初心者の敵と10年戦ったら、オートで経費精算できるようになっていた
本当の地獄はフリーランスになってからでした。勘定科目？ 確定申告？ 予定納税？ そんな四字熟語、漢検でも見たことないんですけど......という単語のオンパレード。
ときを同じくして、ベンチャーへ入社した後輩も泣いていました。ベンチャー、それは経理部門への投資が後回しになりがちな業態......。お互いにメッセージで「これって経費計上できんの？」「つまりどの項目だってこと？」と、泣きながら会計手続きをしていましたよ。
それから10年。さすがに私も変わりましたよ！つまりね、大方の事務メンバーが経費で使いそうな項目＝勘定科目は全部まとめて、参照するだけでよくしたわけです！
地味！ だけどこういう表って大事！ で、この表を画像で見せられて「んぎぎぎ」となっているあなたのために、ダウンロードできるようにしておきました。Excelファイルでのダウンロード方法は、以下を参照してください。
1［ファイル］を開く
上記のスプレッドシートを開いたら、［ファイル］をクリックします。
2［ダウンロード］をクリックする
メニューが表示されるので、［ダウンロード］をクリックします。このとき［コピーを作成］をクリックすると、Googleドライブにスプレッドシートのコピーを作成できます。
3ファイル形式を選択する
ダウンロードできるファイル形式の一覧が表示されるので、［Microsoft Excel(.xlsx)］をクリックします。これでExcel形式でのダウンロードができました。
税法はちょくちょく改正されるので、最新版に保つことも大事
私が10年で使ってきた主な勘定科目って、せいぜい35個なわけですが、これを暗記するのはダルすぎる、というわけで、参照リストを地味に作っては、たまに更新しています。税法はちょくちょく変わるので、昔の勘定科目リストを更新せずに掲載しているサイトも増えてきており、油断がなりません。
たとえば、仕事で外出したときにご飯をとったら使える会議費。こやつは以前、1人あたり5,000円未満までしか使えませんでした。ところが、2024年の4月1日から、10,000円未満へ大幅アップ。これで、ちょっと夕食がてら取引先と打ち合わせをしたら、5,000円オーバーになってしまい、泣く泣く会議費じゃなく交際費に......という悲劇を避けられるようになりました。
交際費を選ぶことがなぜ「泣く泣く」なのかといいますと、資本金1億円以下の企業では年800万円までしか交際費を使うことができないからなのです。そりゃあ、取引先へのプレゼントでポルシェだの住宅だの贈っていたら変ですけれどもさ。年間の合計が800万円って渋すぎじゃありませんか。
経費精算の面倒レベルを格段に上げた、電子帳簿保存法の改正
逆に、税法の改正で面倒になる部分もあります。その最たるものが電子帳簿保存法の改正でした。あまりに告知されてなさすぎて、知らないフリーランス・会社員が大量にいるので恐ろしいと思っているのですが、2024年1月1日以降はオンラインで買った商品やサービスについて、領収書を印刷保存してはいけなくなりました。PDFで保存して、それを経理ソフトに添付するなりして、保管しなくてはならなくなったのです。
電子帳簿保存法の改正について語るだけでこの記事の文字数が1万を超えてしまうので、細かくは割愛しますが、要するにAmazonで買った領収書をプリントアウトして、糊付けして貼ってもダメだよ！ ということです。あー、めんどくさ......。
インボイスと電子帳簿保存法の改正で、廃業を選んだフリーランスが数多いと言われるほど、手順が面倒になったのが令和の経費精算。だからこそ、なるべく楽したいのは当然のことですよね。
このPDF保存、もともと私は「すべてのAmazonの領収書をいったんダウンロードして、PowerPointやWordに貼り、それをPDF形式で保存する」という超面倒な方法をとっていました。が、ちょっと調べたら超カンタンにPDF保存する方法があったのです。手順は以下の通りです。
1領収書を開く
Amazonの購入履歴を開き、画面右上にある［領収書等］をクリックします。プルダウンメニューが表示されるので、［支払明細書］をクリックします。従来のAmazonの領収書は、インボイスでNGになったので使えません。
2領収書をダウンロードする
すると、領収書のPDFが開き、画面右上にあるダウンロードボタンが表示されるので、クリックしてダウンロードを行います（通常の領収書だとこれが表示されません）。
Amazon以外で購入し、「領収書がネットにそのまま表示されるため、そのままだとPDF保存できない」場合は、黙って［Ctrl］＋［P］キーを押しましょう。Macは［Command］＋［P］キーです。これは頻繁に使う印刷のショートカットキーです。
印刷のショートカットなので、ポップアップで印刷のプレビュー画面が表示されます。そこで、送信先をプリンターではなく［PDFで保存］にするだけで簡単に領収書がPDF保存できました！
1設定を開く
印刷プレビュー画面で送信先を［PDFに保存］に設定します。［保存］をクリックして保存先のフォルダを選択することで、PDF形式での領収書をダウンロードできます。
勘定科目という会計初心者の敵と10年戦って、ひとまず適応していけそうだ
こうして、長年戦ったおかげで、私もようやく「経費精算が大嫌い」からは卒業できそうです。それでもなお、「減価償却ってどうやるの？」と頭を抱えたり、年度末の税理士の先生から届くツッコミには泣いたりしているわけですが......。ひとまず、合法的に納税できていると、思う。
私と同じくらい経費精算が苦手なあなたにも、どうかこの記事が届きますように。そして、願わくば私と同じ「PDFをパワポに貼って保存」のような、悪習から逃れられますよう祈っています......。
Source: できるネット
経費精算が苦手で泣いていた事務社員が編み出した時短テクニック【トイアンナ流仕事術】