うっかりさん必見、誤字脱字をなくす文章術【トイアンナ流仕事術】

チェックの一手間で仕事の評価が変わる

こんにちは、トイアンナです。

私はライターですが、クライアントからは「仕事が早くて誤字が多い」という評判をいただいております。

ただ、さすがに今年で社会人になって12年。新卒の頃と比べると、凡ミスはかなり減りました。

そこで、私のような「うっかり・おっちょこちょい属性」の方へ向け、自分なりに取ってきた対策をご紹介できればと思います。

努力でミスはなくせないと諦める

まず、悲しい現実と向き合いましょう。ミスが多い人間は、ミスを減らすことはできても、ゼロにはできません。ですから、上司へ「次からミスをゼロにします！」なんて言ってはいけないのです。

周りに伝えるべき言葉は「ミスを減らします。もともとウッカリ者で、申し訳ございません！」の一択です。ミスをゼロにしようとすると、常に「ノーミスな状態 vs 不完全な自分」を比較することとなり、周囲からも呆れられ、自己肯定感も下がります。であれば最初から「ミスがない状態が当たり前」という思い込みを手放し、周囲へ謝ってしまいましょう。

そのうえで誤字脱字を減らすためにとるべき対策は、以下の通りです。

1. オート校閲ツールを使う
2. 文章を一晩寝かせる
3. 第三者に読んでもらう
4. 一度編集したら全体を読み返す

ここから先は、対策をひとつずつ見ていきましょう。

オート校閲ツールを使って誤字脱字を防ぐ

そもそも、この時代に人間が誤字脱字をチェックするなんておかしくありませんか？ というわけで、オート校閲ツールを使いましょう。無料なら「PRUV」（プルーフ）が有名です。ただし、無料ツールは情報セキュリティの観点から全世界に公開されても問題ない文章にしか使えないので、機密が絡む文章なら有料ツールを使います。

私が長らく愛好しているのは「文賢」です。文賢は、単なる誤字脱字チェックだけでなく、日本語の言い回しにおいても改善案を出してくれます。

PRUV

文賢

また、最近もっとも精度が高い校閲ツールは「ChatGPT」（チャットジーピーティー）です。

こちらはChatGPTが2024年5月にリリースした、GPT-4oによる校閲です。ChatGPTはこれまで、日本語の「校正」はできても、細かなチェックにあたる「校閲」はできませんでした。今回のアップデートで誤字脱字チェックも丁寧に行えるようになり、あらゆる校閲ツールを超えたと見ています。

なにより嬉しいのが「特に誤ったところを指摘せず、しれっと直してくれる点」です。誤字脱字を逐一チェックされると、ありがたい半面イラっとしますよね。 ChatGPTは、「いいから黙って修正だけやっておいてよ！」という願望を叶えてくれます。

ただし、デフォルトの設定では、ChatGPTに入力したデータを学習データに使われてしまうので、以下のように設定を一工夫する必要があります。

1［設定］を開く

自分が入力したデータをChatGPTの学習データに使われたくない場合は、①右端のアイコン→②［設定］をクリックします。

2［モデルの改善］を開く

次に、①［データ コントロール］→②［すべての人のためにモデルを改善する］をクリックします。

3［すべての人のためにモデルを改善する］をオフにする

そして①［すべての人のためにモデルを改善する］機能をオフにして、②［実行する］をクリックすれば完了です。これで自分が入力したデータを、ChatGPTに学習させずに使えます。

文章を一晩寝かせて誤字脱字を防ぐ

書き上げたばかりの文章というものは、どうあがいても完璧に見えるものです。目を皿のようにしてチェックしても、ミスは見つかりません。しかし、一度その文章を保存して寝かせれば、翌日には不思議と誤字脱字が見つかるものなのです。

特に、集中力が切れたタイミングで書いたメールや文書は、そのまま送付しないようにしましょう。いったん閉じて、寝るなりお茶するなりして時間を置く。そうすれば、落ち着いた目線でミスを発見できます。

第三者にチェックしてもらって誤字脱字を防ぐ

自分で誤字脱字を見つけようとすること自体が誤りである......という考え方があります。かつて、私は製品マニュアル作成という「いちばん誤字脱字が許されない業務」に就いていました。この手の書き物ではアルファベット1文字でも間違えれば、品番が変わってしまうため大惨事。そのため、こういった文章では必ず3名以上がチェックする体制を整えていました。

さらに「読んでおいてください」では、読んだふりでダブルチェックが終わってしまうため、片方が音読して片方が目で追う......というスタイルで文章をチェック。誤字脱字を防いでいました。

たかが誤字脱字チェックを人に頼むのは心苦しい......というのは分かりますが、お客様に出す文章で誤りが許されないならば、これくらいの体制をマニュアル化すべきでしょう。

一度編集したら全体を読み返し、誤字脱字を防ぐ

文章を書いて、それを人に見てもらう。ここまでは通常のプロセスです。そして、最も誤字脱字が起こりやすいのは、周囲の方からフィードバックをいただいた後の修正プロセス。たくさんの意見を切ったり貼ったりしていくと、文章の原型が失われ意味の通らない文になってしまうケースがあるからです。

修正意見を反映した文章は、そのまま保存して再送したくなる気持ちをこらえ、一度冒頭から読みなおしましょう。そうすると、「あれ、この文章って3段落目と重複しているな」とか、「切り貼りしすぎて、文章の意味が逆になっているな」といった、誤字脱字に気付けるのです。

このように、誤字脱字を防ぐには「ちょっとした一手間」が必要です。しかし、その一手間で仕事の評価は大きく変わるものです。

過去には、誤字脱字が原因で戦争が起きた事例もあるほどに、誤字というのは恐ろしい相手です。少しだけ手間をかけて、誤字脱字を防いでいきましょう。