【幹事必見】Googleアプリを飲み会に活用しよう！ 日程調整もお店選びもスムーズに

Googleアプリで飲み会を成功させる

忘年会や新年会のシーズンになりました。新入社員や若手社員が幹事になることが多いですが、会社の飲み会ではさまざまな準備が必要です。そこで、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントといったGoogleアプリを活用しましょう。Googleアプリは普段の業務で用いる機会も多く、年齢を問わず、使い方が誰にでも分かりやすいというメリットがあります。

本記事では、Googleアプリを活用した飲み会のスケジュール管理や出欠確認、会場選び、集金の流れ、撮影した写真の共有方法などを詳しく紹介します。

Googleカレンダーで飲み会の日程を決める

飲み会を成功させるためには、まずは日程を決めることが重要です。ここで役立つのが「Googleカレンダー」です。Googleカレンダーで予約を作成しましょう。

1カレンダーを作成する

Googleカレンダーにアクセスし、［他のカレンダー］の［＋］をクリックします。

操作できるメニューが表示されるので、［新しいカレンダーを作成］を選択します。

カレンダーの作成画面で名前と説明を入力して［カレンダーを作成］をクリックします。カレンダーを作成すると、マイカレンダーに追加されます。

2予定を作成する

カレンダーを作成できたら、飲み会の候補日に予定を作成します。タイトルを入力し、参加者を追加します。このとき、カレンダーアイコンのところの名前を上記で作成したカレンダーに変更してから保存します。

Googleマップで会場を選定する

飲み会の日程が決まったら、次は会場選びです。会場選びには「Googleマップ」を使いましょう。周辺のレストランや居酒屋を簡単に探すことができます。

1検索機能を利用する

Googleマップを開き、「地名　居酒屋」や「地名　レストラン」と検索することで、地図上に表示される店舗を確認できます。

2お店を絞り込む

マップ上にある［すべてのフィルタ］をクリックすると、上記の画面のように評価や価格帯でフィルターをかけられます。

各店舗の詳細ページでレビューや写真を確認し、雰囲気や料理の質を把握します。

予約が必要な場合は、店舗の電話番号を確認し、直接連絡を取ります。基本的に店が混み合っている時間の連絡は避け、日時、参加者数、予算、料理への希望などを伝えます。

Googleフォームで出欠確認を行う

飲み会への参加者の出欠を確認することも、幹事の重要な仕事です。出欠確認には「Googleフォーム」が役立ちます。

1フォームを作成する

Googleフォームにアクセスし、［空白のフォーム］をクリックします。

2質問項目を設定する

フォームを作成します。質問には「名前」「出欠（参加・不参加）」「コメント」などを設定します。選択肢を設置して、参加者が簡単に回答できるようにするとよいでしょう。

3フォームを共有する

フォームが完成したら、紙飛行機のアイコン（画面によっては［送信］ボタン）をクリックして送信します。

送信方法はメール、リンク、HTMLへの埋め込みの3種類から選択可能です。メールで送信する場合、送信先と件名、メッセージを入力して［送信］ボタンをクリックします。

4回答を確認する

回答の確認は、フォームの［回答］タブで参加者の出欠を確認し、集計します。

Googleドキュメントで進行プログラムを作成する

飲み会の進行をスムーズにするためには、プログラムを事前に作成しておくことが大切です。「Googleドキュメント」を活用して効率的に管理しましょう。

1ドキュメントを作成する

Googleドキュメントを開き、［空白のドキュメント］をクリックします。

2プログラムを記入する

忘年会のプログラムを作成します。開始時間、乾杯の挨拶、ゲームや余興の時間、締めの挨拶などを記入します。見出しや箇条書きを使うと、視覚的に整理しやすくなります。

乾杯と締めの言葉の依頼も忘れてはいけません。一般的に、職位が最も高い人に締めの挨拶、次に高い人に乾杯の挨拶を依頼します。当日の流れをスムーズにするためにも、必ず事前に依頼しておきましょう。

3プログラムを共有する

プログラムを作成したら、ドキュメントの右上にある［共有］ボタンをクリックし、参加者と共有します。編集権限を与えることで、他の人も内容を確認できるようになります。

Googleカレンダーでリマインダーを設定する

飲み会の当日が近づいてきたら、「Googleカレンダー」を活用して最終確認を行いましょう。予定の通知機能を使ってリマインダーを設定します。

1リマインダーを設定する

Googleカレンダーで飲み会の予定を開き、リマインダーを設定します。例えば、前日の午前中に通知が届くように設定します。

リマインダーだけではなく、参加者への連絡も行います。当日の天候や交通状況を確認し、必要に応じて参加者に連絡を入れます。Googleカレンダーの予定内でメッセージを送信することも可能です。

Googleスプレッドシートで会費を把握する

飲み会の費用を集めることも幹事の重要な役割です。Googleスプレッドシートを活用して、以下の手順で集金を行いましょう。

1会費を設定する

Googleスプレッドシートで会費の設定を行います。通常は、役職や雇用形態の違いなどで会費に差をつけることが一般的です。ただし、これは会社によっても異なるので会費の負担配分を仮決定したら、上長から承認を得ておきましょう。

支払い方法の確認も必須です。最近では「PayPay」などの電子決済を利用する人も多いですが、現金での支払いを好む人もいます。支払い方法を統一するのは難しいため、参加者にそれぞれの方法で支払ってもらいましょう。

Googleフォトで写真を共有する

飲み会の思い出を残すために、Googleフォトを活用して撮影した写真を共有しましょう。

1アルバムを作成する

Googleフォトを開き、撮影した写真をアップロードします。スマートフォンで撮影を行う場合は、事前にGoogleフォトをインストールしておくと便利です。アップロードした写真を使って、共有アルバムを作成します。

3アルバムを共有する

アルバムの設定で［共有］を選択し、参加者にリンクを送信します。それぞれが撮影した写真を共有アルバムに投稿してもらうことで、参加者全員が楽しかった思い出を共有できるでしょう。

飲み会の幹事を務めることは、コミュニケーション能力やタスク実行能力、企画力や管理能力など、多くのスキルを身につけられる絶好の機会となります。今回紹介した内容を活用しつつ、自分自身も楽しむことを忘れずに、リラックスして臨みましょう。